La cvthèque centralise tous les curriculums vitae pertinents au même endroit. Ainsi, pour trouver un profil en adéquation avec un poste ouvert, le recruteur pioche dans cette base de données qui contient des CV diversifiés. Une cvthèque intègre des dossiers de candidature qui viennent de tous les horizons (réseaux sociaux, sites de recrutement, job dating…). Une bonne gestion de ces CV permet de gagner du temps dans le processus de recrutement. Comment agencer sa cvthèque ?
Pourquoi monter une cvthèque ?
Une cvthèque interne constitue un grand réservoir de talents à utiliser à tout moment (recherche de personnel en interne ou à l’externe, mobilité interne, gestion des carrières…). Elle ne doit alors contenir que les profils réellement pertinents. Cet amas de CV qualifiés permet d’économiser du temps et de l’argent.
Pour répondre au besoin en matière de recrutement, le chef du département concerné peut feuilleter les dossiers de candidature de la base pour boucler la recherche de candidats plus aisément. Les entreprises utilisent également un outil avec la fonction « levier » pour optimiser le processus. Elles peuvent ainsi mener la recherche de postulants par secteur d’activité, compétence, localisation…
Disposer d’une telle base permet d’éviter de perdre de l’argent dans la récolte de CV et dans les jobboards. Les assistants en recrutement pourront passer à l’étape suivante et convoquer les postulants à un entretien d’embauche.
De surcroît, une cvthèque bien fournie valorise la marque employeur. Certes, avoir une base bien remplie signifie aussi l’animer quotidiennement pour garder le contact avec les meilleurs talents. Les recruteurs optent pour des communications variées pour valoriser les différentes occasions professionnelles proposées par l’entreprise. Dans ce cas, ils transmettent des newsletters ciblées aux profils potentiels pour témoigner de leur importance. Sinon, ils envoient aussi des SMS. Cette dernière alternative semble moins professionnelle, mais elle est rapide et pratique en même temps.
Recourir à une solution de gestion de cvthèque adaptée
Une entreprise a besoin d’une cvthèque facilement exploitable. On peut se servir d’une solution dédiée pour agencer les dossiers des candidats. Certes, les outils du pack office ne suffisent plus à assurer le classement de toutes ces paperasses. En outre, une mise à jour manuelle demande beaucoup de temps. Heureusement qu'on peut utiliser de nombreux logiciels de recrutement qui organisent une cvthèque. La gestion des CV et l’intégration des profils au sourcing se font en quelques clics.
La sélection des profils et la mise en place de catégories
La sélection des CV à ajouter à la base de données se fait avec minutie. En effet, une cvthèque trop pleine risque de contenir de nombreux CV inutiles. Le tri alourdit pourtant la charge de travail du chargé de recrutement. Aussi, une cvthèque ne doit contenir que des profils pertinents. Le recruteur définit des critères de base pour qualifier les candidatures.
Le responsable du recrutement ne conserve que les profils qui répondent aux besoins de son entreprise. Par ailleurs, les recruteurs classent les candidatures de la cvthèque par catégorie. Grâce à certains logiciels de recrutement, les CV sont ventilés par localisation (Paris, Strasbourg, Toulouse…), par fonction (commerce, marketing, ressources humaines…), par mode de travail (freelance, en local, à mi-temps, à temps plein…).
Pour respecter le règlement général sur la protection des données (conservation de données), un bon recruteur doit gérer sa base de données à jour. Il recueille ainsi le consentement de chaque candidat. Effectivement, chacun d’eux doit donner son accord avant l’intégration de ses informations personnelles dans une base. L’entreprise doit utiliser des logiciels conformes avec le RGPD. Ce dernier inclut un recueil de consentement. Les candidats intégrés dans le vivier doivent recevoir une notification par mail. La durée légale de conservation est de deux ans.